एसओपी क्या होता है और यह क्यों लिखा जाता है ?

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हाय दोस्तों आज हम आपको SOP के बारे में बताने वाले हैं। इस लेख में एसओपी क्या होता है? इसके महत्व क्या हैं? और यह क्यों लिखा जाता है ? आदि सवालों के जवाब देंगे। इस कारण Friends यदि आप SOP से संबंधित सभी जानकारियाँ प्राप्त करना चाहते हैं तो हमारा यह Blog शुरू से लेकर अंत तक ज़रूर पढ़ें।

SOP Full Form / Meaning Of SOP

SOP FULL FORM
Standard Operating Procedure

एसओपी क्या है : WHAT IS SOP ?

एसओपी (मानक परिचालन प्रक्रिया) किसी एक निर्धारित कार्य को पूरा करने के लिए Step By Step निर्देशों का दस्तावेज़ है। एसओपी उद्योग के नियमों का पालन करने के लिए, गलत संचार और विफलता को कम करते हुए दक्षता, गुणवत्ता, उत्पादन और प्रदर्शन में एकरूपता प्राप्त करने के लिए लिखा जाता है।

उदाहरण के तौर पर एक डॉक्टर के लिए किसी दुर्घटनाग्रस्त व्यक्ति का इलाज करते समय Standard Operating Procedures निम्न हो सकते हैं:-

  • डॉक्टर द्वारा रोगी को देखने से पहले अपने हाथ अच्छी तरह साफ करना,
  • फिर हाथों में Safety Gloves पहनना,
  • मुंह पर माक्स लगाना इत्यादि।

यह कंपनियों द्वारा बिक्री, विपणन, लेखा, ग्राहक सेवा आदि जैसे विभिन्न व्यावसायिक कार्यों में निरंतरता सुनिश्चित करने के लिए एक मानक प्रक्रिया है। यह व्यवसाय की प्रकृति के आधार पर कंपनी से कंपनी में भिन्न हो सकती है। उदाहरण के लिए; बैंकों, होटलों और अस्पतालों में थोड़ा अलग एसओपी होने की संभावना होती है।

छोटी कंपनियों में, सीईओ ही दिन-प्रतिदिन की व्यावसायिक गतिविधियों से संबंधित सभी महत्वपूर्ण निर्णय लेते हैं। लेकिन जैसे-जैसे कंपनी का विस्तार होता है, व्यावसायिक कार्यों में स्थिरता लाने के लिए एक लिखित एसओपी की आवश्यकता होती है।

यह कर्मचारियों के लिए एक संदर्भ मार्गदर्शिका के रूप में काम करता है, जो कर्मचारियों को व्यावसायिक तरीकों और अन्य नियमित कार्यों के आदेश को समझने में मदद करता है।

कुछ कंपनियों में, SOP काफी महत्वपूर्ण हैं और इनका सख़्ती से पालन करने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, क्लिनिकल रिसर्च, इमरजेंसी रिस्पांस, पावर प्लांट और फ़ार्मास्यूटिकल कुछ ऐसे महत्वपूर्ण क्षेत्र हैं जहाँ त्रुटियों की गुंजाइश नहीं है।

क्योंकि इन कंपनियों के SOPs में किसी गलती की कोई गुंजाइश नहीं होती। यदि इनके निर्धारित SOP में से कुछ Steps छूट जाते हैं तो इससे कोइ बड़ी दुर्घटना हो सकती है।

एसओपी का महत्व : IMPORTANCE OF SOP !

मानक संचालन प्रक्रिया (एसओपी) प्रक्रियाओं का एक दस्तावेज़ है, जो एक कंपनी को यह सुनिश्चित करने के लिए होता है कि हर बार सेवाओं और उत्पादों को लगातार वितरित किया जा रहा है।

SOPs का उपयोग अक्सर विनियमन या संचालन प्रक्रियाओं के अनुपालन को प्रदर्शित करने और यह दिखाने के लिए किया जाता है कि किसी संगठन में कार्यों को कैसे पूरा किया जाना चाहिए।

SOPs के कुछ प्रमुख महत्व निम्नलिखित हैं

  • कार्य में दक्षता और लाभप्रदता बढ़ती है।
  • निरंतर और विश्वसनीय उत्पाद तथा सेवा बनी रहती है।
  • इससे हर विभाग में त्रुटियों में कमी आती है।
  • सहकर्मियों के मध्य समस्याओं को हल करने के लिए एक परिभाषित मार्ग मिलता है।
  • एक स्वस्थ और सुरक्षित वातावरण का निर्माण होता है।
  • एक संभव खरीद के लिए किसी एक नियामक निकाय, साझेदार, ग्राहक या एक फर्म की ऑडिटिंग और निरीक्षण के दौरान जरूरी सतर्कता निर्देशन में मदद मिलती है।

एसओपी क्यों लिखा जाता है : WHY SOP WRITTEN ?

SOPs मुख्य रूप से किसी व्यवसायिक संगठन या कंपनी में उन कार्यों के लिए लिखे जाते हैं, जिन्हें बार-बार दोहराना होता है। SOPs का एक फायदा यह होता है कि इससे काम वाले को बार-बार यह नहीं समझाना नहीं पड़ता कि उसे वह काम कैसे करना है ?

काम करते समय किन बातों का ध्यान रखना है। SOPs के माध्यम से पुराने Workers नए Workers को आसानी से “कोई काम कैसे करना है?” सीखा सकते हैं, जिससे समय और धन दोनों की बचत होगी।

इस कारण व्यावसायिक गतिविधियों में अधिक संरचना बनाना नाटकीय रूप से उत्पादकता में सुधार और लागत को कम कर सकता है। इस तरह के मानकीकरण से प्रत्येक संगठन को लाभ नहीं होता, और यह व्यवसाय के स्वामी या प्रबंधक पर निर्भर करता है

यह निर्धारित करने के लिए कि उनकी कंपनी के भीतर हर दिन किसी काम की पुनरावृत्ति हो सकती है या नहीं? और क्या यह प्रक्रियाएं एसओपी के माध्यम से कर्मचारियों को सीखाने के लायक हैं?

किसी भी संगठन में लिखित एसओपी का होना निम्न कारणों से आवश्यक है

  • स्थिरता के लिए: किसी व्यक्ति द्वारा किसी कार्य या गतिविधि को करने के तरीके में प्रक्रियाओं की निरंतरता का नंबर एक कारण है। एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति के लिए जितनी अधिक सुसंगत प्रक्रिया होगी, उतनी ही कम गुणवत्ता की समस्या होगी।
  • ग़लतियों को कम करने के लिए: एक लिखित प्रक्रिया एक कार्य करने के लिए निर्देशों का एक सेट का विवरण देती है। जब तक आपकी टीम में प्रत्येक व्यक्ति जैसा लिखा है, वह कार्य करता है, तो त्रुटियों को कम करने की अधिक संभावना है।
  • संचार के लिए: संचार में लाभ के लिए आपके संगठन में SOP की आवश्यकता का एक और बड़ा कारण है। प्रक्रियाओं में किए गए सुधारों के साथ, ऑपरेटिंग प्रक्रियाओं को अपडेट किया जाता है, और प्रत्येक अपडेट के लिए नए प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है।  एसओपी को अपडेट करने से कर्मचारियों को प्रक्रिया में बदलाव के बारे में बताया जा सकता है।

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 SOP: Standard Operating Procedure

 
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